Datenschutzbeauftragter: Rollen, Pflichten und Mehrwert für Ihr Unternehmen

Jan Rolfsmeyer

Dezember 24, 2024

4 Min. Lesezeit

Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte ist die Person, die im Betrieb darauf achtet, dass mit personenbezogenen Daten alles korrekt läuft. Er berät, schult und ist Ansprechpartner für Behörden und Betroffene. Es gibt interne und externe Datenschutzbeauftragte.

Für Sie ist die entscheidende Frage: Brauche ich überhaupt einen? Viele kleine Betriebe müssen keinen benennen, es hängt an Größe und Art der Datenverarbeitung. Verpflichtend wird es zum Beispiel oft ab einer bestimmten Zahl von Personen, die regelmäßig mit Daten arbeiten. Ob es Sie betrifft, klärt am sichersten ein Fachmann.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Gemäß Artikel 39 DSGVO umfasst der Aufgabenbereich eines Datenschutzbeauftragten folgende Punkte:

Beratung und Unterstützung:
- Beratung der Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und Verantwortlichen in datenschutzrechtlichen Fragen.
Überwachung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften:
- Sicherstellen, dass die DSGVO und andere Datenschutzgesetze korrekt umgesetzt werden.
Schulung und Sensibilisierung:
- Schulung von Mitarbeitenden zum Thema Datenschutz und Aufbau eines datenschutzbewussten Umfelds.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA):
- Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen darstellt.
Schnittstelle zur Aufsichtsbehörde:
- Zusammenarbeit mit Datenschutzaufsichtsbehörden und Anlaufstelle bei Anfragen oder Untersuchungen.
Anlaufstelle für Betroffene:
- Unterstützung bei der Wahrnehmung der Rechte von Betroffenen (z. B. Auskunftsrecht, Löschanfragen).
Dokumentation:
- Überprüfung und Verwaltung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten und anderen relevanten Unterlagen.

Wer benötigt einen Datenschutzbeauftragten?

Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen und Organisationen unter bestimmten Bedingungen einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen:

Öffentliche Stellen:
- Alle öffentlichen Behörden und Einrichtungen (außer Gerichte in ihrer gerichtlichen Funktion) sind verpflichtet, einen DSB zu benennen.
Private Unternehmen:
- Wenn die Kernaufgaben die umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen, wie z. B. in:
  - Krankenhäusern
  - Versicherungen
  - Marketingagenturen
  - Cloud-Anbietern
Überwachungspflicht:
- Unternehmen, die systematisch Personen überwachen (z. B. durch Tracking oder Videoüberwachung).
Datenkategorien:
- Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen).
Länderspezifische Regelungen:
- In Deutschland müssen Unternehmen nach § 38 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Interner vs. Externer Datenschutzbeauftragter

Merkmal	Interner Datenschutzbeauftragter	Externer Datenschutzbeauftragter
Beschäftigung	Mitarbeiter des Unternehmens	Externe Person oder Dienstleister
Kosten	Festgehalt und Schulungskosten	Honorar abhängig von der Vereinbarung
Erfahrung	Abhängig von der internen Ausbildung	Spezialisiert auf Datenschutz
Unabhängigkeit	Kann Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben haben	Unabhängig vom Unternehmen
Flexibilität	Vollzeit oder Teilzeit verfügbar	Nach Bedarf einsetzbar

So nutzen Sie das im Betrieb

Prüfen Sie einmal sauber, ob für Sie überhaupt Pflicht besteht, statt vorschnell Geld für einen externen Datenschutzbeauftragten auszugeben oder die Pflicht zu übersehen. Beides kann teuer werden. Ein kurzer Check bei einem Fachanwalt oder einer spezialisierten Beratung schafft Klarheit. Wenn Pflicht besteht, ist ein externer Beauftragter für kleine Betriebe meist die einfachste Lösung.

Vorteile eines Datenschutzbeauftragten

Rechtskonformität:
- Sicherstellung, dass das Unternehmen Datenschutzgesetze einhält und Bußgelder vermeidet.
Effizienzsteigerung:
- Datenschutz wird systematisch und professionell im Unternehmen umgesetzt.
Vertrauensaufbau:
- Ein transparenter Umgang mit Datenschutz erhöht das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitenden.
Reduktion von Risiken:
- Durch die Überwachung der Datenverarbeitung werden Datenschutzverletzungen minimiert.

Konsequenzen bei fehlendem Datenschutzbeauftragten

Wenn ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen müsste, dies aber nicht tut, drohen:

Bußgelder:
- Bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Imageverlust:
- Fehlende Datenschutzmaßnahmen können das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.
Rechtliche Maßnahmen:
- Datenschutzbehörden können Prüfungen und Sanktionen einleiten.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Betrieb einen benennen?
Oft nicht, aber es kommt auf Größe und Datenverarbeitung an. Die Pflicht kann etwa greifen, wenn viele Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten. Sicher klärt das ein Fachmann.

Intern oder extern?
Für kleine Betriebe ist ein externer Beauftragter meist einfacher und günstiger, weil Sie kein eigenes Wissen aufbauen und niemanden dauerhaft freistellen müssen.

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KI-Hinweis: Dieser Beitrag wurde ganz oder teilweise mithilfe künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft.

Fazit

Ein Datenschutzbeauftragter ist ein essenzieller Bestandteil eines datenschutzkonformen Unternehmens. Er stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, minimiert Risiken und stärkt das Vertrauen in die Marke. Ob intern oder extern, die Wahl eines Datenschutzbeauftragten sollte sorgfältig getroffen werden, um eine effektive und rechtssichere Umsetzung der Datenschutzanforderungen zu gewährleisten.