Datenspeicherung: Rechtskonform und sicher in der digitalen Welt

Jan Rolfsmeyer

Dezember 24, 2024

4 Min. Lesezeit

Datenspeicherung

Datenspeicherung heißt schlicht, dass Daten aufbewahrt werden: Kundenanfragen, Rechnungen, E-Mails, Website-Daten. Die Frage dahinter ist immer, wo sie liegen, wie sicher sie sind und wie lange Sie sie behalten dürfen oder müssen.

Für Sie sind zwei Dinge wichtig. Erstens der Ort: Ein Server in Deutschland oder der EU ist datenschutzrechtlich der ruhigere Weg. Zweitens die Dauer: Sie dürfen Daten nicht ewig horten, nur weil Sie sie mal hatten. Manches müssen Sie aufbewahren (Rechnungen), anderes müssen Sie löschen, wenn der Zweck weg ist. Details klärt der Fachmann.

Arten der Datenspeicherung

Physische Datenspeicherung:
- Speicherung auf physischen Medien wie Papier, Festplatten, USB-Sticks oder optischen Datenträgern (z. B. DVDs).
Digitale Datenspeicherung:
- Speicherung in digitalen Formaten, z. B. in Datenbanken, Cloud-Speichern, Servern oder lokalen Geräten.
Cloud-Speicherung:
- Speicherung von Daten auf externen Servern, die über das Internet zugänglich sind.
Lokale Speicherung:
- Speicherung auf Geräten, die sich im Besitz des Unternehmens oder der Organisation befinden, z. B. internen Servern oder Computern.
Hybride Speicherung:
- Kombination aus lokaler und Cloud-Speicherung, um Flexibilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Anforderungen an die Datenspeicherung nach DSGVO

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Datenspeicherung, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten:

Zweckbindung:
- Daten dürfen nur für einen klar definierten Zweck gespeichert werden.
Speicherbegrenzung:
- Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck erforderlich ist.
- Unternehmen müssen klare Löschfristen festlegen.
Datensicherheit:
- Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung geschützt werden.
Datenminimierung:
- Es dürfen nur die Daten gespeichert werden, die tatsächlich benötigt werden.
Transparenz:
- Betroffene Personen müssen über die Speicherdauer, den Zweck der Datenspeicherung und ihre Rechte informiert werden.
Rechenschaftspflicht:
- Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die Vorgaben der DSGVO einhalten.

Speicherdauer: Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?

Die DSGVO schreibt keine konkreten Fristen für die Datenspeicherung vor, sondern verlangt, dass die Dauer auf den Zweck der Verarbeitung abgestimmt ist. Typische Speicherdauern sind:

Geschäftliche Daten:
- Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (6 bis 10 Jahre, je nach Land).
Bewerbungsdaten:
- In der Regel 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
Kundendaten:
- Bis zur Beendigung der Kundenbeziehung, es sei denn, gesetzliche Fristen verlangen eine längere Speicherung.
Newsletter-Abonnenten:
- Bis zum Widerruf der Einwilligung.
Protokolldaten (z. B. Logfiles):
- Oftmals 7 bis 30 Tage, abhängig von Sicherheits- und Überwachungsanforderungen.

So nutzen Sie das im Betrieb

Achten Sie darauf, wo Ihre Kundendaten liegen: Hoster und Dienste mit Serverstandort in Deutschland oder der EU ersparen Ihnen viel Kopfzerbrechen. Und misten Sie regelmäßig aus. Alte Anfragen, die zu nichts geführt haben, müssen nicht jahrelang herumliegen. Was Sie gesetzlich aufbewahren müssen, etwa Rechnungen, ist davon ausgenommen. Im Zweifel Fristen fachlich prüfen lassen.

Rechte betroffener Personen in Bezug auf Datenspeicherung

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
- Personen können erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
- Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO):
- Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck der Speicherung entfällt oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
- Einschränkung der Speicherung unter bestimmten Bedingungen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
- Bereitstellung der Daten in einem maschinenlesbaren Format.

Best Practices für Datenspeicherung

Definierte Speicherfristen:
- Entwickeln Sie eine klare Richtlinie für die Aufbewahrung und Löschung von Daten.
Regelmäßige Audits:
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob die gespeicherten Daten noch notwendig und sicher sind.
Cloud-Datenschutz:
- Wählen Sie Cloud-Anbieter, die Datenschutzstandards wie DSGVO-Konformität einhalten.
Datenklassifizierung:
- Kategorisieren Sie Daten nach ihrer Sensibilität, um Schutzmaßnahmen gezielt einzusetzen.
Sensibilisierung der Mitarbeitenden:
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Daten und in der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.

Häufige Fragen

Wo sollten meine Daten liegen?
Am ruhigsten bei Anbietern mit Serverstandort in Deutschland oder der EU. Das erspart Ihnen viele datenschutzrechtliche Fragen, die bei US-Diensten aufkommen.

Wie lange darf ich Daten speichern?
So lange, wie Sie sie für den Zweck brauchen oder gesetzlich aufbewahren müssen. Danach gehören sie gelöscht. Die genauen Fristen klärt am besten ein Fachmann.

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KI-Hinweis: Dieser Beitrag wurde ganz oder teilweise mithilfe künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft.

Fazit

Die Datenspeicherung ist ein essenzieller Bestandteil des Datenmanagements und erfordert eine sorgfältige Planung, um rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht nur effizient gespeichert, sondern auch sicher und DSGVO-konform verarbeitet werden. Klare Richtlinien, geeignete Technologien und regelmäßige Überprüfungen sind entscheidend, um die Datenintegrität und den Datenschutz zu gewährleisten.