- Transparenz:
- Die Einwilligungserklärung muss leicht verständlich und klar formuliert sein. Fachbegriffe oder juristische Formulierungen sollten vermieden werden.
- Rechtskonformität:
- Die Einwilligung muss nachweisbar sein, z. B. durch Protokollierung der Zustimmung.
- Widerrufbarkeit:
- Die Einwilligung muss jederzeit widerrufen werden können, und die betroffene Person muss darüber informiert sein. Der Widerruf darf nicht komplizierter sein als die ursprüngliche Erteilung der Einwilligung.
- Minderjährige:
- Für Personen unter 16 Jahren ist die Einwilligung nur gültig, wenn sie von einem Erziehungsberechtigten erteilt wird (Art. 8 DSGVO).
Beispiele für Einwilligungen
- Im Online-Marketing:
- Zustimmung zum Setzen von Cookies (z. B. für Analyse oder Werbung).
- Einwilligung in den Erhalt von Newslettern.
- Im Gesundheitswesen:
- Zustimmung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten für spezifische Behandlungen.
- In sozialen Netzwerken:
- Einwilligung zur Nutzung von Profilbildern oder zur Freigabe von Standortdaten.
- Im Arbeitsverhältnis:
- Zustimmung zur Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos auf der Firmenwebsite.
Wie wird eine Einwilligung eingeholt?
Formularbasiert:
- Häufig in schriftlicher oder digitaler Form, z. B. über Checkboxen oder digitale Zustimmungsschaltflächen.
- Elektronisch:
- Über Cookie-Banner oder Popup-Fenster, die eine aktive Zustimmung erfordern.
- Mündlich:
- In Beratungsgesprächen oder Telefonaten, wobei die Einwilligung dokumentiert werden muss.
- Schriftlich:
- Z. B. durch unterschriebene Formulare in Papierform.
Einwilligung vs. andere Rechtsgrundlagen
Die Einwilligung ist nur eine von mehreren möglichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung. In manchen Fällen ist sie nicht erforderlich, wenn z. B.:
- Vertragserfüllung: Die Datenverarbeitung ist notwendig, um einen Vertrag zu erfüllen (z. B. Versandadresse für eine Bestellung).
- Gesetzliche Verpflichtung: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Vorgaben (z. B. Steuerrecht).
- Berechtigtes Interesse: Es besteht ein legitimes Interesse des Unternehmens, das die Rechte der Betroffenen nicht überwiegt.
Dokumentation der Einwilligung
Nach Art. 7 DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, die erteilte Einwilligung nachweisbar zu dokumentieren. Dazu gehört:
- Zeitpunkt der Einwilligung:
- Datum und Uhrzeit der Zustimmung.
- Inhalt der Einwilligungserklärung:
- Welche Informationen der betroffenen Person zur Verfügung gestellt wurden.
- Art der Einwilligung:
- Ob die Zustimmung elektronisch, schriftlich oder mündlich erteilt wurde.
- Widerrufe:
- Dokumentation, wann und wie die Einwilligung widerrufen wurde.
Widerruf der Einwilligung
- Der Widerruf muss genauso einfach sein wie die ursprüngliche Erteilung der Einwilligung (z. B. durch einen „Abmelden“-Link in E-Mails).
- Nach dem Widerruf darf keine weitere Verarbeitung der betroffenen Daten auf Basis der Einwilligung erfolgen.
Sanktionen bei Verstößen
Verstöße gegen die DSGVO-Anforderungen zur Einwilligung können zu erheblichen Bußgeldern führen. Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Best Practices für die Einholung der Einwilligung
- Klarheit und Verständlichkeit:
- Verwenden Sie einfache Sprache ohne juristischen Fachjargon.
- Granularität:
- Holen Sie separate Einwilligungen für unterschiedliche Zwecke ein.
- Opt-in statt Opt-out:
- Nutzen Sie standardmäßig deaktivierte Checkboxen, um die Zustimmung aktiv einzuholen.
- Widerruf ermöglichen:
- Bieten Sie einfache Optionen zum Widerruf der Einwilligung an.
- Relevante Informationen bereitstellen:
- Informieren Sie die Betroffenen klar über die Zwecke der Verarbeitung und ihre Rechte.
- Regelmäßige Überprüfung:
- Aktualisieren Sie Einwilligungen bei Änderungen der Datenschutzrichtlinien oder der Datenverarbeitung.
